Evenement organiseren

Indieningstermijn

• melding klein evenement: minimaal 10 werkdagen voor het evenement
• regulier evenement: 8 weken vóór aanvang van het evenement
• aandachtsevenement: 19 weken voor aanvang van het evenement

Gezondheid en veiligheid bij evenementen

Wilt u als organisator meer weten over de gezondheid en veiligheid bij evenementen? Bekijk dan het digitaal informatiemagazine van de GGD Hollands Noorden. Hierin leest u wat de grootste risico’s zijn met betrekking tot veiligheid, gezondheid, infectieziekten en welke maatregelen een organisator kan en moet nemen.

Melden van gebruik grondankers of graafwerkzaamheden

Maakt u bij uw evenement gebruik van tenten en andere bouwsels ? En moet u hiervoor grondankers plaatsen of graafwerkzaamheden uitvoeren? Dan bent u wettelijk verplicht vooraf een KLIC-melding te doen bij het Kadaster. Na de melding ontvangt u kabel- en leidinginformatie van de plek waar u gaat graven. U gebruikt deze informatie om graafschade en gevaarlijke situaties te voorkomen.

Voor de online aanvraag heeft u DigiD of eHerkenning nodig. Met DigiD of eHerkenning identificeert u zich veilig en eenvoudig online. Zo hebben wij meer zekerheid over uw online identiteit.

• Vraagt u de vergunning aan namens uzelf? Dan heeft u DigiD nodig. Heeft u nog geen DigiD? Vraag dan eerst DigiD aan.
• Vraagt u de vergunning aan namens een organisatie? Dan heeft u eHerkenning met betrouwbaarheidsniveau 2+ nodig. Heeft u nog geen eHerkenning betrouwbaarheidsniveau 2+? Vraag dan eerst eHerkenning 2+ aan.

Let op: u moet bijlagen meesturen bij uw aanvraag. In totaal mag dit niet meer dan 15MB aan gegevensbestanden zijn. Zorg voor kleine bestanden zodat u de 15MB niet overschrijdt. 

1. Situatietekening van het evenement

• In alle gevallen is een situatietekening nodig.
• Waarom en hoe maak ik een situatietekening? Bekijk de uitleg.

2. Inrichtingstekening van tent en/of gebouw

• Gebruikt u een tent en/of gebouw waar 50 personen of meer tegelijkertijd aanwezig zijn, dan is een inrichtingstekening nodig.
• Waarom en hoe maak ik een inrichtingstekening? Bekijk de uitleg.
• Er zijn ook constructiegegevens nodig (bouwboek tent). Deze hoeft u niet bij de aanvraag aan te leveren. Hiervoor nemen wij contact met u op.

3. Draaiboek en/of veiligheidsplan

• Als u een draaiboek heeft, dan levert u deze aan bij de gemeente.
• Bij aandachts-evenementen is een veiligheidsplan nodig. Download het en vul het plan in.
• Als u graafwerkzaamheden moet uitvoeren of grondankers moet plaatsen omdat u tenten of andere bouwsels gebruikt, is een KLIC-melding bij het Kadaster verplicht.

4. Bij gebruik tent(en)

• Certificaat brandveiligheid van de tenten. Deze is te verkrijgen bij de leverancier van de tent(en)

5. Bij gebruik terrein derden

• Schriftelijke toestemming van eigenaar (toestemming dient ondertekend te zijn)

6.  Bij het schenken van alcohol tegen betaling (artikel 35 ontheffing)

• Kopie verklaring van diploma sociale hygiëne van de leidinggevende(n)
• Kopie geldig legitimatiebewijs van de leidinggevende(n) (identiteitskaart of paspoort)
• Adresgegevens van leidinggevende(n)

7. Als het een sportevenement, demonstratie of betoog betreft

• Route
• Locatie verkeersregelaar(s)

8. Bij inzet verkeersregelaars

• Kopie aanstellingsbesluit van de verkeersregelaar(s). Als de verkeersregelaars nog niet zijn aangesteld kunnen zij een e-learning doen via www.verkeersregelaarsexamen.nl. Let op; dit moet u ruim op tijd doen.

Kosten evenementenvergunning

Het aanvragen van de evenementenvergunning is gratis. U betaalt wel voor eventuele overige vergunningen / ontheffingen.

Vergunning aanvragen

U moet een vergunning aanvragen via het formulier als een of meer van onderstaande zaken van toepassing is/zijn.

• Er zijn meer dan 100 personen gelijktijdig aanwezig.
• Uw evenement is na 01:00 uur afgelopen.
• Er is muziek voor 07:00 uur 's ochtends of na 0:00 uur(middernacht).
• U plaatst een tent, bar, podia, springkussen, geluidstoren of een ander object.
• U gebruikt professionele geluidsapparatuur met grote boxen en u produceert meer dan 70dB(A).
• U maakt reclame om bezoekers te trekken.
• U laat mensen overnachten.

Evenement melden

Is geen van bovenstaande zaken het geval? Dan volstaat een melding. U doet dit via hetzelfde formulier.

Kermisborrels

Organiseert u een kermisborrel? Dan moet u een evenementenvergunning aanvragen én een art.35 alcoholontheffing. Houd er rekening mee dat de eindtijd van een kermisborrel vast staat. Deze is van maandag tot en met zaterdag tot 23:00 uur en op zondag 19:00 uur.

De beslistermijn voor een evenementenvergunning is 8 weken. Wij mogen deze termijn 1 keer verlengen met 8 weken.

Hebt u een evenementenvergunning voor 3 jaar ontvangen? Dan doet u alleen een melding. Deze melding moet u ieder jaar vóór 15 oktober voor het jaar daarop doen door het invullen van het meldingsformulier. 

Voorwaarden om in aanmerking te komen voor een meerjarenvergunning

• De omstandigheden veranderen niet: het evenement vindt ieder jaar rondom dezelfde tijd plaats en in dezelfde vorm. 
• De opzet, het aantal bezoekers, tijden en de indeling van het terrein mogen dus niet veranderen. Het evenement is al twee keer eerder succesvol georganiseerd. 
• De voorschriften zijn steeds nageleefd en het evenement is steeds goed verlopen.

Wilt u met sportmotoren het geluidsniveau overschrijden op een evenement of sportterrein? Dan moet u een ontheffing aanvragen bij de provincie.

Wij attenderen u op de mogelijkheid om uw evenement gratis aan te melden voor de agenda op de website van Beleef Westfriesland. 

Bekijk de website Beleef Westfriesland

Ook willen wij u attent maken op Koggenbuurtjes, dit is een digitaal dorpsplein voor en door inwoners van Koggenland. U kunt hier een gratis account aanmaken en uw evenement publiceren. Veel inwoners en organisaties gingen u al voor.

Bekijk de website Koggenbuurtjes